Smartsheet

Программное обеспечение Smartsheet представляет собой платформу для организации совместного рабочего места и продуктивной работы в группах. Smartsheet обеспечивает обмен информацией, обновление ПО на уровне предприятия, сотрудничество в реализации проектов, обсуждение важных бизнес-процессов и быстрое принятие эффективных решений. Кроме того, программа позволяет получать доступ к корпоративным данным и редактировать их, находясь вдали от рабочего места. Приложение Smartsheet позволяет легко делиться результатами проектов с другими членами рабочей группы и совместно работать над задачами.

Работа с несколькими соавторами

Чтобы пригласить людей к совместной работе над проектом, можно предоставить им доступ к таблице. При предоставлении доступа к таблице администратор может назначить соавтору права наблюдателя, редактора или администратора проекта.

Владелец рабочего пространства и соавторы, имеющие к нему доступ с правами администратора, могут добавлять, изменять и удалять разрешения совместного доступа к рабочему пространству для других соавторов на домашней вкладке. Редакторы также могут выполнять эти действия, если у них есть разрешение на предоставление доступа к рабочему пространству. При входе в Smartsheet соавтор будет видеть заголовок и содержимое рабочего пространства на своей домашней вкладке, но не сможет просмотреть другую информацию, имеющуюся на другой домашней вкладке.

При добавлении соавторов они автоматически получают доступ ко всем таблицам, отчетам и шаблонам, имеющимся в рабочем пространстве. Они будут иметь одинаковые разрешения совместного доступа ко всем элементам в рабочем пространстве. Предоставить доступ к отдельным таблицам в рабочем пространстве нельзя, однако есть возможность перенести таблицу из рабочего пространства, а затем предоставить к ней доступ соответствующим соавторам.

Обмен файлами

Smartsheet позволяет легко отправлять важные документы и аннотации в пределах совместного проекта, что обеспечит эффективную командную работу. Решение может отправлять PDF, презентации, текстовые документы, графические файлы, таблицы и много другое.

Оповещения

С программой Smartsheet можно легко включить автоматические оповещения, чтобы напомнить членам команды о предстоящих задачах и приближениях дедлайнов. Smartsheet может отправлять уведомления через электронную почту. Настройка автоматического напоминания и уведомления не только поможет выполнить задание в срок, но и упростить рабочий процесс. В уведомление включаются только изменения, внесенные другими соавторами.

Работа с таблицами

Таблицы являются основным средством хранения информации в Smartsheet. Их можно настроить для отслеживания разнообразных рабочих процессов — от задач и крайних сроков проекта до справочной информации и сведений о клиентах. В Smartsheet установлены ограничения на размер таблиц и импортируемых файлов для обеспечения максимальной производительности приложения. Любую таблицу Smartsheet, включая отчеты, можно экспортировать в Microsoft Excel, в таблицу Google или в формат PDF. Таблицу проекта с диаграммой Гантта также можно экспортировать в Microsoft Project или в файл изображения (PNG).

Работа с диаграммами Гантта

Диаграммы Гантта позволяют наглядно представить задачи в виде полосок, указывающих даты начала и окончания выполнения этих задач. В представлении Гантта экран разделяется на две части: сетку и диаграмму Гантта. Чтобы расширить одну из частей, можно перетащить разделитель вправо или влево.

Работа с календарями

Любую таблицу со столбцом дат можно просмотреть в виде календаря, переключившись в представление календаря. Представление календаря – это отражение дат, содержащихся в таблице, поэтому для заполнения календаря нужно заполнить столбец (столбцы) дат. В представлении календаря можно выбрать даты для отображения, изменить сведения о задачах и временной интервал календаря.

Интеграция с Google Apps

Решение интегрировано с Single Sign On, Google Drive, Gmail и Calendar.

Поиск и отчеты

Отчеты могут создаваться лицензированными пользователями плана «Расширенный» или плана более высокого уровня, а также в течение срока пробного доступа. Отчеты позволяют искать элементы, соответствующие заданным критериям, сразу в нескольких таблицах. Например, можно создать отчет, содержащий только те элементы, которые назначены вам, имеют высокий приоритет и не завершены. После создания отчета можно отправить его и предоставить к нему доступ другим пользователям, чтобы они могли просмотреть данные.

Для поиска содержимого в учетной записи или в определенной таблице можно использовать панель поиска в верхней части экрана.

Резервное копирование данных

Приложение Smartsheet полностью основано на облачных технологиях — создаваемые таблицы хранятся на серверах Smartsheet. Чтобы создать резервную копию данных и сохранить ее на своем компьютере, можно запросить резервное копирование или выполнить экспорт в различные форматы.

Управление пользователями

Назначаются системные администраторы, которые могут управлять учетными записями пользователей.